Cách tối đa năng suất khi làm work from home

Thế giới khám phá ra nhiều cách khác nhau để làm việc mà không cần có sự tiếp xúc của con người, trong đó làm việc tại nhà (work from home) đang có sự đổi mới mạnh mẽ.

Trong tình hình đại dịch, liệu năng suất làm việc tại nhà có thực sự tốt hơn?

Một ước tính của Upwork cho biết có 1 trên 4 người Mỹ, chiếm hơn 26% lực lượng lao động, dự kiến ​​sẽ làm việc từ xa hết năm 2021.

Vài nghiên cứu trong những tháng qua cũng cho thấy năng suất làm việc từ xa tại nhà tốt hơn so với làm việc tại văn phòng.

Trung bình, họ tốn không quá 10 phút mỗi ngày cho những việc không hiệu quả, làm nhiều hơn 1 ngày mỗi tuần và có năng suất cao hơn 47%.

Trong một tuần làm việc, người làm việc tại nhà ổn định hơn, làm nhiều giờ hơn và hoàn thành nhiều việc hơn.

Điều này nghe có vẻ khó tin: “Làm thế nào mà bạn có thể tập trung hơn khi làm việc ở nhà?”

Hãy tìm hiểu cách các chuyên gia hoàn thành nhiều việc hơn trong môi trường công việc linh hoạt, thay vì ở văn phòng.

Hiệu quả công việc tăng đến 13% khi làm việc tại nhà

Một nghiên cứu của Standford trên 16.000 nhân viên trong vòng 9 tháng cho thấy làm việc tại nhà giúp tăng năng suất lên 13%.

Sự gia tăng hiệu suất này là do có nhiều cuộc gọi hơn mỗi phút do môi trường làm việc yên tĩnh hơn thuận tiện hơn và làm việc nhiều phút hơn mỗi ca vì số lần nghỉ giữa chừng và số ngày ốm ít hơn.

Cũng trong nghiên cứu này, các nhân viên cũng báo cáo mức độ hài lòng công việc được cải thiện và tỷ lệ nghỉ việc giảm 50%.

Làm việc từ xa có thể tăng năng suất lên đến 77%

Theo khảo sát từ ConnectSolutions, 77% những người làm việc từ xa ít nhất một vài lần mỗi tháng cho thấy năng suất tăng lên, với 30% làm nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn và 24% làm nhiều việc hơn trong cùng một khoảng thời gian.

Làm việc tại nhà trước COVID

Cho nhân viên làm việc tại nhà là nỗi sợ hãi của nhiều công ty vì họ tin rằng nhân viên sẽ kém năng suất hơn.

Điều này không hoàn toàn sai.

Ở nhà, bạn rất dễ bị phân tâm, trì hoãn hoặc làm ít công việc hơn những người làm việc tại văn phòng.

Năm 2019, một nghiên cứu của Cục Thống kê Lao động cho thấy chỉ có 24% nhân viên hoàn thành công việc khi làm tại nhà, trong khi có 82% nhân viên hoàn thành công việc nếu ở công ty.

Nghiên cứu tương tự của Cục Thống kê Lao động cũng cho thấy nhân viên các tổ chức tài chính, kinh doanh và quản lý (37%) và nhân viên các ngành nghề chuyên môn và liên quan (33%) có khả năng hoàn thành công việc tốt hơn những người làm ở các ngành nghề khác.

Một nghiên cứu khác vào năm 2012 cho thấy nhân viên văn phòng được giao những công việc nhàm chán thực hiện tốt hơn và nhanh hơn nếu ở công ty.

Những phiền nhiễu khi ở nhà có khả năng làm giảm hiểu quả công việc khi bạn không thích công việc.

Nhưng nghiên cứu này cho thấy hiệu quả công việc sẽ cao hơn khi công việc mang tính sáng tạo. Nói tóm lại, càng ít hạn chế đối với công việc, thì công việc đó sẽ hoàn thành càng nhanh.

Nghiên cứu tương tự cũng cho thấy toàn bộ nhân viên sẽ thực hiện kém nếu từng người phải làm việc tại nhà.

Mỗi cá nhân sẽ hoàn thành khối lượng công việc giống người khác.

Nghĩa là, không một cá nhân nào muốn làm thêm công việc và để người khác hưởng lợi từ công sức của mình.

Một nghiên cứu khác cũng nói rằng một người càng có nhiều thời gian làm ở nhà, thì càng trở nên kém hiệu quả.

Những người làm việc toàn thời gian (8 giờ / ngày) ở nhà có năng suất thấp hơn 70% so với những người không làm việc tại nhà.

Làm việc tại nhà sau COVID

Đã thay đổi một chút từ năm 2012. Làm việc tại nhà trở nên dễ dàng hơn và phần mềm giao tiếp ngày càng tốt hơn.

Báo cáo từ các khảo sát được thực hiện trong vài tháng qua cho thấy làm việc tại nhà đang tạo ra sự thay đổi tốt hơn đối với các dự án và gia tăng năng suất.

Great Place to Work đã so sánh năng suất của nhân viên từ tháng 3 đến tháng 8 năm 2020, sáu tháng đầu tiên của quá trình làm việc tại nhà, so với cùng kỳ năm 2019.

Năng suất làm việc ổn định hoặc tăng lên khi làm việc từ xa tại nhà, theo một nghiên cứu kéo dài 2 năm với 800.000 nhân viên.

Prodoscore báo cáo năng suất tăng 47% kể từ tháng 3 năm 2020 (so với tháng 3 và tháng 4 năm 2019) và đã giải mã thời điểm mọi người làm việc năng suất nhất.

Báo cáo cho biết nhân viên làm việc hiệu quả nhất vào Thứ Ba, Thứ Tư và Thứ Năm; và từ 10:30 sáng đến 3:00 chiều.

Ngày làm việc trung bình vẫn từ 8:30 sáng đến 5:30 chiều và ngày càng nhiều nhân viên sử dụng phần mềm email và CRM để giữ liên lạc với đồng nghiệp.

Khảo sát của Stanford cho thấy chỉ 65% người Mỹ có Internet đủ nhanh để thực hiện các cuộc gọi video. Với 42% người Mỹ làm việc tại nhà và 26% làm việc tại văn phòng công ty.

Một khảo sát từ tháng 3 năm 2020 của Airtasker cho thấy nhân viên làm việc tại nhà dành ít thời gian hơn để trốn tránh công việc (chênh lệch 15%), dành thêm 1,4 ngày làm việc mỗi tháng và nghỉ ngơi nhiều hơn.

Những người làm việc tại nhà cho biết họ ít bị đồng nghiệp làm phân tâm, dành không quá 30 phút để nói về các chủ đề không liên quan đến công việc và dành ít hơn 7% thời gian để nói chuyện với quản lý.

New York Times đã phỏng vấn Nathan Schultz, giám đốc điều hành cấp cao của Chegg, về năng suất trong công ty hiện nay khi toàn bộ nhân viên gần như đã ở nhà.

Động thái đầu tiên của ông là liên tục kiểm tra nhân viên, nhưng một khi ông bớt lại, năng suất đã tăng lên và nhân viên bắt đầu hoàn thành các dự án trước thời hạn.

Tuy nhiên, chỉ vì năng suất tăng không có nghĩa là nó sẽ tiếp tục như vậy. Bài báo tương tự của NYT cho biết một số công ty đang chứng kiến ​​nhân viên gặp khó khăn với việc thiếu tương tác xã hội.

Theo thời gian, sức khỏe tinh thần của nhân viên sẽ bắt đầu cản trở năng suất, làm giảm sự hài lòng của nhân viên.

Các công ty như Splunk, Affirm và Microsoft đã chứng kiến ​​sự gia tăng đột biến về năng suất trong vài tháng đầu tiên, nhưng theo thời gian, sự cô đơn khi làm việc tại nhà ảnh hưởng đến năng suất và sự hài lòng trong công việc.

Đây là lý do tại sao nhiều công ty hiện đang áp dụng mô hình làm việc kết hợp (hydrid).

Khác biệt giữa làm việc tại nhà và văn phòng

Các cuộc khảo sát và các nhà nghiên cứu đang sử dụng dữ liệu để giúp hiểu cách thức mà làm việc tại nhà có thể hiệu quả hơn và nâng cao thời gian làm việc.

Một số yếu tố khác biệt trong môi trường tại nhà và đó có thể là lý do tại sao một số nhân viên hiệu quả hơn khi làm việc tại nhà.

Không đi lại

Cho dù mất 10 phút hay 1 tiếng lái xe đến công ty, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian này khi làm việc tại nhà.

Nhân viên có thể bắt đầu ngày làm việc sớm hơn nếu họ không phải mất thời gian lái xe đến văn phòng.

Cuộc khảo sát của Airtasker báo cáo rằng trung bình một nhân viên tiết kiệm được 8,5 giờ một tuần bằng cách không phải đến công ty.

Trong một năm, con số này lên đến 408 giờ.

Không đi lại cũng có nghĩa là có nhiều thời gian hơn cho các sở thích “nuôi cá và trồng thêm rau”, vốn đã bùng nổ phổ biến kể từ năm 2020.

Ít tán gẫu

Những người làm việc tại nhà ít nói chuyện với đồng nghiệp hơn, dù có liên quan đến công việc hay không. Airtasker báo cáo 70% mọi người đánh giá các mối quan hệ xã hội công việc cũng quan trọng như việc hoàn thành công việc.

Làm việc tại nhà giảm thiểu lượng tương tác xã hội.

Tập thể dục nhiều hơn

Việc không lên công ty và ít cơ hội giao lưu cho phép những người làm việc từ xa có thể sử dụng thời gian này để tập thể dục.

Tập thể dục thường xuyên tốt cho sức khỏe tinh thần và thể chất và là một liều thuốc giảm căng thẳng tuyệt vời.

Những người làm việc tại nhà cho biết họ tập thể dục nhiều hơn 30 phút trong tuần làm việc.

Tối đa năng suất

Một nghiên cứu được thực hiện bởi Ask.com cho thấy 86% nhân viên thích tự mình làm việc hơn khi họ đang cố gắng làm việc hiệu quả nhất có thể.

Tối đa năng suất khi làm tại nhà

Việc chuyển từ môi trường văn phòng sang làm việc tại nhà là một thay đổi lớn.

• Bạn có thể làm việc hiệu quả không?
• Làm thế nào để bạn luôn tập trung?
• Khi nào bạn nên bắt đầu và kết thúc?
• Điều này sẽ ảnh hưởng như thế nào đến cuộc sống nhà bạn?

Dưới đây là một số mẹo giúp bạn hoặc nhân viên của bạn thành công hơn khi làm việc tại nhà:

Tạo không gian làm việc thoải mái

Làm việc trong văn phòng giúp bạn tập trung và đi đúng hướng.

Hãy cố gắng tái tạo lại không gian làm việc này trong nhà của bạn, cho dù đó là biến một phòng thừa thành văn phòng của bạn hay đặt một chiếc bàn sau ghế dài.

Không gian phải thoải mái, tránh xa màn hình TV, Xbox,… và có mọi thứ bạn cần để hoàn thành công việc của mình.

Có tổ chức, ngăn nắp

Bạn có thể cần áp dụng một hệ thống tổ chức mới hoặc bắt đầu sử dụng bảng kế hoạch trong ngày để đảm bảo bạn luôn đúng lịch trình.

Bạn nên tạo một lịch trình làm việc hàng tuần và liệt kê những công việc bạn cần hoàn thành.

Luôn cam kết với lịch trình sẽ giúp bạn tạo ra sự nhất quán và thói quen.

Thời gian làm việc nhỏ, nhưng cường độ cao

Bạn có thể làm việc hiệu quả hơn khi tập trung chăm chú trong khoảng thời gian nhỏ hơn.

Dành một vài giờ để xác định thời gian bạn có thể làm việc trước khi bị phân tâm.

Ví dụ, nếu bạn có thể làm việc trong 30 phút trước khi bị phân tâm, thì hãy tiếp tục tốc độ này trong suốt cả ngày.

Sau mỗi lần giải lao, hãy đặt hẹn giờ và làm việc trong 30 phút tiếp theo mà không bị gián đoạn.

Nghỉ ngơi

Nghỉ giải lao thường xuyên cho phép bộ não của bạn tái tập trung và thư giãn.

Trong cuộc khảo sát của Airtasker, 37% nhân viên làm việc từ xa nói rằng nghỉ giải lao thường xuyên là cách tốt nhất để duy trì năng suất.

Sử dụng thời gian nghỉ ngơi để ăn nhẹ, uống nước, hít thở không khí trong lành hoặc ngó ngàng gia đình.

Thời gian giải lao trung bình cho một nhân viên từ xa là 22 phút trải dài trong ngày.

Giao tiếp với đồng nghiệp

Theo New York Times, điều khó khăn nhất khi làm việc tại nhà là sự cô đơn và thiếu giao tiếp xã hội.

Dành thời gian lên công ty gặp gỡ đồng nghiệp có thể hỗ trợ tương tác xã hội và tập trung trí não của bạn vào công việc trong ngày.

Tóm lại

Làm việc tại nhà có thể là một môi trường làm việc hiệu quả hơn so với văn phòng nhằm nâng cao sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Đại dịch đã thay đổi cách chúng ta làm việc và nhiều công ty đang chuyển sang sử dụng các giải pháp tại nhà.

Hãy đảm bảo nhân viên của bạn cảm thấy thoải mái, có tổ chức và khỏe mạnh để đảm bảo năng suất của họ luôn đạt tiêu chuẩn của công ty trong nhiều tháng tới.

Gambaru Team. Lược dịch từ Apollotechnical