[Case Study] Rút ngắn ⅓ thời gian tuyển dụng với tỷ lệ giữ chân nhân viên khả quan

Cùng xem cách Gambaru giải quyết các vấn đề trong tuyển dụng nhân tài công nghệ (Tech talent) tại 1 một trong những đơn vị đầu tiên sử dụng dịch vụ của Gambaru bằng hướng tiếp cận độc đáo.

Doanh nghiệp được nhắc đến trong bài viết này là một tech-music cực kỳ thành công với hệ sinh thái âm nhạc tương tác (từ đây xin được gọi là Client A)

2 Vấn đề tuyển dụng tech talent (tài năng công nghệ) tại Client A

Giống như bao công ty công nghệ khác, Client A vẫn gặp vấn đề tương tự trong việc tuyển dụng và giữ chân nhân tài.

Vấn đề đầu tiên mà công ty gặp phải đó là thời gian tuyển dụng kéo dài cho 1 vị trí, thông thường để tìm được nhân sự cho 1 vị trí senior developer sẽ mất từ 2 tháng trở lên. 

Mặc dù đã làm việc với nhiều dịch vụ tuyển dụng (hiring services) khác nhau nhưng nhìn chung về mặt thời gian vẫn chưa được giải quyết tốt hơn. 

Tại sao điều này gây ảnh hưởng? 

Lý do đơn giản là vì trong môi trường cạnh tranh (cấp độ quốc tế) mà mình đối mặt, Client A luôn cần nhân lực để tập trung liên tục và xuyên suốt vào việc phát triển và tăng cường chất lượng sản phẩm, vì vậy cứ hình dung việc thiếu nhân sự trong thời gian 2-3 tháng sẽ ảnh hưởng ra sao tới tiến độ, chất lượng của dự án / sản phẩm.

Vấn đề tiếp theo, chính là tỷ lệ giữ chân tại Client A không cao.

Lý do được xác định đến từ việc thiếu sự phù hợp văn hoá (culture-fit).

Dù được đánh giá là một công ty công nghệ năng động, tạo cảm hứng, thế nhưng do sử dụng các hunting service nên sự chú trọng đến yếu tố culture fit không ở mức cao, có những tech talent tuy chuyên môn tốt, giỏi nhưng rất tiếc không phù hợp về mặt văn hóa, và phải sớm chia tay trong tiếc nuối.

Giải quyết vấn đề tuyển dụng như thế nào?

Cơ duyên giữa Client A và Gambaru tình cờ đến từ việc Client A hiện đang sử dụng dịch vụ Offshore Lab của Gianty (công ty chủ quản của Gambaru).

Hai bên đi đến thống nhất về việc cung cấp dịch vụ nhân sự (như mọi dịch vụ khác), nhưng khác với trước đây, sự kết hợp lần này đề cao sự gắn bó, thấu hiểu nhu cầu, sản phẩm và văn hoá của Client A để giải quyết các vấn đề đã nêu bên trên.

Để đạt được mục tiêu này, Gambaru đã đưa ra 2 hướng tiếp cận dựa trên thế mạnh của mình:

1. Sử dụng nguồn lực có sẵn, các tính năng, và công cụ trên Gambaru để rút ngắn thời gian tuyển dụng: Talent Pool và Candidate Report
2. Tích hợp quy trình tuyển dụng của Gambaru vào quy trình tuyển dụng của Client A.

Cùng xem chi tiết của hướng tiếp cận đầu tiên.

1. Talent Pool và Candidate Report

Quy trình tuyển dụng chuẩn mực tại A trước giờ gồm các bước:

1. Screening: Bộ phận tuyển dụng tìm kiếm và xem xét hồ sơ ứng viên trước khi liên hệ tiền đánh giá
2. Interview: Ứng viên tham gia các buổi phỏng vấn 
3. Case study: Ứng viên giải quyết ‘bài tập’ mà công ty đưa ra
4. Offer: Ứng viên đáp ứng yêu cầu về kỹ năng và kiến thức cho công việc, nhận được đề nghị tuyển dụng
5. Hire: Ứng viên được tuyển
6. Onboarding: Ứng viên thử việc tại doanh nghiệp

Sở dĩ thời gian tuyển dụng 1 vị trí developer thường phải mất 2 tháng là vì 2 lý do:

1. Để tuyển được 1 ứng viên làm việc lâu dài cho 1 vị trí, thì ở mỗi bước trong quá trình tuyển dụng, bộ phận tuyển dụng phải liên hệ, tiếp xúc, phỏng vấn nhiều ứng viên. Vì vậy làm cho thời gian cần bỏ ra để hoàn thành toàn bộ quá trình sẽ rất đáng kể.
2. Mỗi bước mà từng ứng viên trải qua thường sẽ tương đối lâu. Chẳng hạn, trước khi mời ứng viên đến phỏng vấn, phải mất thời gian để đọc ‘thủ công’ lần lượt từng CV ứng viên; tiền phỏng vấn qua điện thoại… hoặc sau khi phỏng vấn, ứng viên sẽ được giao 1 “Case Study” để giải quyết, quá trình chờ kết quả từ ứng viên cũng sẽ mất tối thiểu 3 ngày.

Lúc này, giải pháp mà Gambaru đem đến trong việc rút ngắn thời gian tuyển dụng nằm 2 yếu tố:

Talent Pool

Đầu tiên là tận dụng nguồn nhân tài công nghệ (Talent pool) có sẵn của Gambaru. 

Gambaru Talent Pool là tập hợp các hồ sơ nhân sự trong lĩnh vực lập trình và thiết kế (2 lĩnh vực thế mạnh). Chúng tôi luôn liên tục bổ sung số lượng cũng như chất lượng, độ chi tiết của từng profile ứng viên để nhanh chóng cung cấp cho nhà tuyển dụng những lựa chọn khả thi nhất.

Nhờ đó, với mỗi vị trí mà đối tác cần tuyển, Gambaru dễ dàng đưa ra danh sách các ứng viên có năng lực, kỹ năng đáp ứng gần nhất với yêu cầu của nhà tuyển dụng.

Dưới đây là 1 vài biểu đồ thống kế về Talent pool của Gambaru.

Để mở rộng nguồn ứng viên sẵn có, Gambaru còn phối hợp với các đối tác đáng tin cậy khác để có được nguồn ứng viên dồi dào hơn.

Candidate Report

Khác với cách làm truyền thông, bộ phận tuyển dụng chỉ căn cứ theo CV của ứng viên và cuộc gọi tiền đánh giá để mời ứng viên tham gia phỏng vấn.

Cách làm này tương đối “thủ công” và mang tính “chủ quan”, dễ đưa đến việc đánh giá thiếu chính xác về sự phù hợp của ứng viên với công việc, làm lãng phí thời gian mà cả 2 bên dành ra cho buổi phỏng vấn sau đó.

Gambaru đề xuất một cách làm giúp giải quyết những quan ngại nêu trên.

Lúc này, mỗi tài liệu về ứng viên tiềm năng trước khi được gửi đến nhà tuyển dụng sẽ không chỉ có mỗi thông tin thường thấy trong CV ứng viên, mà bao gồm các thông tin hữu ích khác đối với nhà tuyển dụng.

Gambaru gọi tài liệu này là Candidate report (báo cáo về ứng viên). Báo cáo này bao gồm:

a. Matching Score (Điểm phù hợp)

Matching Score cho biết sự phù hợp giữa ứng viên với mô tả công việc của nhà tuyển dụng.

Điểm số này được tính tự động dựa trên các yếu tố về kỹ năng (hard skill và soft skill), số năm kinh nghiệm của mỗi kỹ năng trong hồ sơ ứng viên và mô tả công việc của nhà tuyển dụng.

Điều cần lưu ý là trọng số tính toán giữa kỹ năng chính (primary skill) và kỹ năng phụ trợ (substitute skill) sẽ khác nhau. Việc thiếu một kỹ năng nào đó so với mô tả công việc cũng sẽ ảnh hưởng đến số điểm này.

Thông thường Gambaru sẽ đề xuất các hồ sơ có Matching Score từ 80% trở lên, tuy nhiên vẫn có một số trường hợp đặc thù (từ 50%).

Giải thích một chút về các thông tin trong hình:

• Exact Matching: Khớp chính xác các kỹ năng và kinh nghiệm giữa Mô tả công việc và hồ sơ ứng viên
• Potential Substitute: Các kỹ năng và kinh nghiệm của ứng viên có thể thay thế cho Kỹ năng và kinh nghiệm mà Mô tả công việc cần nhưng ứng viên không đáp ứng chính xác.
• Lacking Skills: Các kỹ năng và kinh nghiệm mà ứng viên không có, so với Mô tả công việc

Lưu ý bên lề:

Hiện tại, Gambaru hỗ trợ Nhà tuyển dụng tính năng kiểm tra Matching Score miễn phí thông qua Skill Graph (Biểu đồ kỹ năng) của ứng viên.

Giới thiệu ngắn về Skill Graph:

• Skill Graph là biểu đồ biểu diễn trực quan bộ kỹ năng (cứng và mềm) của ứng viên, skill graph được vẽ ra dựa trên công nghệ A.I được Gambaru ứng dụng.
• Có thể coi Skill Graph như 1 hình vẽ thể hiện chính xác, cô đọng các thông tin trên CV thông thường của ứng viên. Với nó, nhà tuyển dụng dễ dàng hình dung sự bao quát về mặt kỹ năng của ứng viên chỉ bằng 1 cái liếc mắt.
• Skill Graph hiện chỉ hoạt động trên các hồ sơ ứng viên thuộc Talent pool của Gambaru.
• Thông tin cá nhân (tên, email, SĐT) của ứng viên không xuất hiện trên Skill Graph. Chỉ có nhà tuyển dụng chính thức sử dụng dịch vụ của Gambaru mới được tiếp cận nguồn ứng viên trong Talent pool. Bạn có thể đăng ký tại link này.

Dưới đây là một số hình ảnh skill graph giúp bạn dễ hình dung:

Truy cập ngay Danh sách các Skill graph profile chọn lọc để xem Skill graph và kiểm tra Matching Score với các vị trí bạn quan tâm.

b. Code Assessment

Đây chính là phần gây ấn tượng lớn đối với nhà tuyển dụng trong Candiate report.

Các ứng viên mà Gambaru đề xuất cho một vị trí nhất định sẽ thực hiện bài Code Assessment.

Kết quả, điểm số và các đánh giá từ Code Assessment sẽ được nhà tuyển dụng cân nhắc trước khi quyết định chuyển ứng viên sang bước tiếp theo: Phỏng vấn.

Client A cũng là một trong những khách hàng đầu tiên của Gambaru áp dụng Code Assessment vào tuyển dụng. 

Code Assessment được thực hiện trên nền tảng HackerRank. Nó bao gồm 2 loại là bài Test và Phỏng vấn trực tiếp.

Sẽ có những vị trí chỉ phù hợp làm Test hoặc chỉ phù hợp Phỏng vấn, và một vài vị trí đặc thù đòi hỏi thực hiện cả 2 hình thức.

Một bài Code Assessment sẽ được thiết kế dựa trên:

• Vị trí cần tuyển
• Mô tả công việc
• Trình độ ứng viên.

Nhờ đó, bài đánh giá sẽ đi sâu hơn về mặt chuyên môn, câu hỏi hoặc bộ câu hỏi thể hiện rõ ràng yêu cầu và năng lực của 1 vị trí cụ thể, thay vì chung chung cho tất cả vị trí.

Ngoài ra, việc phỏng vấn trực tiếp ứng viên trong Code Assessment cũng có tác dụng hiểu rõ phần nào khả năng phù hợp với văn hoá công ty của ứng viên (culture Fit), một trong những yếu tố giúp cải thiện sự gắn bó, tỷ lệ giữ chân nhân viên. Người phỏng vấn cũng phải hiểu rõ cách làm việc, cách phát triển sản phẩm để từ đó lựa chọn ứng viên phù hợp.

Trên thực tế, Code Assessment có thể thay thế phần nào cho hình thức Live Code truyền thống trong tuyển dụng. 

Trong 1 chia sẻ của mình, anh N. (Head of Technology) của Client A cho biết:

Code Assessment, ngoài việc cung cấp kết quả kiểm tra chính xác về năng lực của ứng viên, còn giúp việc tuyển dụng tiết kiệm rất nhiều thời gian, bởi thường thì việc để ứng viên thực hiện case study mà công ty đưa ra sẽ mất khoảng 3 ngày, trong khi đó nếu Code Assessment được thiết kế đúng, cũng mang lại giá trị tương tự, mà thời gian thì chưa đầy 1 giờ thực hiện.

Tích hợp chặt chẽ quy trình tuyển dụng

Đến đây, mong rằng bạn đã hiểu được việc rút ngắn thời gian tuyển dụng là hoàn toàn khả thi nhờ việc ứng dụng nhuần nhuyễn các nguồn lực có sẵn, các công cụ, công nghệ hỗ trợ của Gambaru vào hoạt động tuyển dụng.

Bên cạnh đó, hướng tiếp cận khác được xác định ngay từ đầu đó là phải tích hợp mượt mà quy trình tuyển dụng của Gambaru vào quy trình tuyển dụng của Client A.

Điều quan trọng ở đây là sự minh bạch giữa 2 bên về quy trình của mình, nhận ra và bỏ bớt các thủ tục, các bước không cần thiết, tránh sự chồng chéo giữa quy trình 2 bên.

Nhờ vậy, toàn bộ quá trình tuyển dụng vừa được rút ngắn, vừa có sự đồng bộ giữa 2 bên nên vận hành rất mượt mà.

Kết quả ban đầu

1. Như đã nói trước đó, để tuyển được nhân sự cho một vị trí, doanh nghiệp này hiện đang mất khoảng 60 ngày, làm cho việc vận hành dự án / sản phẩm gặp không ít khó khăn. Nhưng sau sự hợp tác với Gambaru, đã có vị trí được tuyển chỉ trong 10-15 ngày từ khi nhận được yêu cầu cho đến khi ứng viên nhận được đề nghị tuyển dụng. Kết quả này rõ ràng đến từ những yếu tố đã nêu bên trên.
2. Khách hàng đánh giá rất cao tính hiệu quả và toàn diện của Candidate report, không chỉ cung cấp mỗi CV ứng viên như cách truyền thống, mà còn cung cấp nhiều khía cạnh, thông tin mà bất cứ nhà tuyển dụng nào cũng cần.
3. Dù chưa thể nói trước tỷ lệ giữ chân nhân viên sẽ được cải thiện hay không vì chỉ số này thường muốn tính toán phải có thời gian từ 6-12 tháng. Tuy nhiên khi đã xác định yếu tố chính ảnh hưởng tới chỉ số này là Culture Fit, thì việc đánh giá được yếu tố này khi thực hiện Code Assessment cũng cho thấy tính khả quan nhất định.

Gambaru biên soạn.