Cách để cuộc họp trực tuyến thành công và hiệu quả

Remote Work (Làm việc từ xa) đang trở thành xu hướng mới của rất nhiều doanh nghiệp giữa thời thế “Cô Vy không buông tha”.

Cũng là lúc các công cụ họp trực tuyến như Skype, Zoom, Slack,…v.v. đang phát huy mạnh mẽ, đóng một vai trò không thể thiếu, đặc biệt trong ngành công nghệ. 

Có thể bạn cho rằng, giao tiếp online (trực tuyến) cũng không khác gì mấy so với mặt đối mặt.

Vậy hãy cùng điểm qua:

Những gì cần chuẩn bị cho cuộc họp trực tuyến

Tìm hiểu kỹ về phần mềm / ứng dụng họp

Bạn đã từng rơi vào tình cảnh “sếp bự” yêu cầu: “Em chia sẻ màn hình cho cả team nhé!”.

Bạn luống cuống thử nút này nút kia, vô tình tắt luôn Video Call khiến cả buổi họp trở nên bối rối.

Hay đang “chill tại gia”, Leader gọi có việc gấp, vội bưng màn hình Laptop kiếm background “chuyên nghiệp” mà quên mất “bộ xiêm y” đang diện trên người.

Vì thế, hãy tìm hiểu kỹ ứng dụng để không bị bị động, mọi thứ luôn được chuẩn bị sẵn sàng.

Pro Tips: Nếu muốn bảo vệ sự riêng tư nhà của bạn thì hãy dùng tính năng “virtual background” của mỗi ứng dụng nhé!

Đưa ý kiến khi thực sự cần thiết

Cuộc họp Video Call thường có sự tham gia của nhiều người vì thế để đảm bảo tất cả nội dung đều đến được với những thành viên, bạn có thể nói khoảng 3 – 4 câu thì dừng một chút để xem hình ảnh mọi người.

Họ có đang lắng nghe mình không? Vâng, “em chỉ muốn chúng ta tương tác”. 

Tránh các câu nói cảm thán, lời than thở không cần thiết sẽ khiến mọi người mất tập trung. Nếu cần chat để trao đổi thông tin, nội dung gửi đi nên thật ngắn gọn. 

Pro Tips: Để cuộc họp online suôn sẻ, bạn hãy “mute mic” khi không nói để tránh echo và âm thanh trong suốt hơn nhé!

Tuyệt đối không sao nhãng trong lúc họp

Đừng tiết kiệm thời gian bằng việc vừa họp vừa làm một công việc khác. Đừng tranh thủ ăn một mẩu bánh, lướt web hay chơi đùa trêu chọc thú cưng.

Tất cả những việc đó sẽ khiến bạn có thể bỏ lỡ những thông tin quan trọng của cuộc họp và trở thành “người lạ ơi” đấy.

Đến đây, bạn đánh giá mình đã thực sự “chuẩn Auth” chưa?

Dù bạn là ai, một Coder chính hiệu, một Controller hoạt bát, một Artist mộng mơ hay một Quản lý bận rộn thì việc nâng cao hơn nữa các kỹ năng remote work là điều cần thiết để đạt hiệu suất cao trong công việc.

Hi vọng những chia sẻ trên của Gambaru giúp ích cho bạn.

Cùng đón xem những chia sẻ thú vị và bổ ích khác trên Gambaru nhé!

Theo GNT HR & Media