Hướng dẫn gia nhập dự án

Last updated on 09/08/21

Giới thiệu

Ngày đầu nhận việc là trải nghiệm đặc biệt khó quên đối với một nhân viên mới. Đấy là lần đầu tiên để người mới trực tiếp gặp gỡ đồng nghiệp, tìm hiểu thêm về công ty cũng như nhận thông tin về công việc sắp đảm nhiệm.

Đó là đối với một người nhận việc bình thường. Còn đối với trường hợp nhận việc từ xa thì sao?

"Làm việc từ xa" hay "Remote work" đã không còn là một khái niệm mới lạ. Công nghệ thông tin hiện đại đã góp một phần không nhỏ để tạo điều kiện thuận lợi cho bạn có thể làm việc ở bất kỳ nơi đâu, miễn là bạn sở hữu những trang thiết bị cơ bản như: máy tính hoặc laptop với đường truyền internet ổn định. Ngoài ra, các chính sách giãn cách trong đại dịch Covid-19 cũng vô tình thúc đẩy xu hướng "Remote work" diễn ra nhanh và mạnh hơn trong bối cảnh các doanh nghiệp trên thế giới đều phải cố gắng duy trì hoạt động làm việc, đảm bảo tính liên tục. Vậy nên, dù có giãn cách xã hội thì thị trường việc làm vẫn nhộn nhịp. Nhiều người không ngần ngại chuyển việc, tìm cơ hội mới, tốt hơn, phát triển bản thân nhiều hơn. Và để không phải bỡ ngỡ trong ngày nhận việc từ xa đầu tiên, "Hướng dẫn nhận việc từ xa" này sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn, không những trong ngày đầu nhận việc mà còn cả quá trình làm quen công việc sau đó.

Những lưu ý trước khi nhận việc:

1. Tìm hiểu về công ty và môi trường làm việc

Trong trường hợp nhận việc tại công ty, bạn sẽ được trải nghiệm thực tế môi trường làm việc, tương tác trực tiếp với đồng nghiệp và tận mắt thấy hoạt động của công ty. Còn với hình thức online, bạn có thể gặp một vài khó khăn nếu như chưa có sự chuẩn bị sẵn sàng.

Như bạn đã được biết, 100% việc làm ở Gambaru là việc làm nước ngoài. Do đó, 100% là làm việc từ xa (remote work). Tùy theo sự bố trí của từng công ty mà bạn có thể làm việc online tại nhà hoặc tại địa điểm do công ty sắp xếp. Cho dù là ở đâu đi nữa, bạn cũng nên chủ động tìm hiểu trước về công ty để thuận lợi hơn trong ngày đầu tiên nhận việc.

Sau khi nhận Thư mời làm việc là thời điểm khá thích hợp để bạn trao đổi, tìm hiểu kỹ hơn về công ty cũng như môi trường làm việc. Nếu được, hãy xin những tài liệu chính thức giới thiệu về công ty từ Bộ phận Nhân sự. Trường hợp họ không có Bộ phận Nhân sự thì bạn có thể liên hệ với người đã gửi Thư mời cho bạn, đó có thể là CEO của công ty hoặc trợ lý của CEO, tuỳ theo mỗi công ty mà khác nhau.

Trong trường hợp bạn nhận được liên lạc từ Team Leader, hãy tận dụng cơ hội để nắm bắt thêm những thông tin mà bạn cần, ví dụ như nội dung nghiệp vụ và luồng hoạt động của dự án, cũng như thông tin về các thành viên đang làm việc trong dự án. Những điều đó có thể giúp bạn không quá bỡ ngỡ trong ngày nhận việc.

2. Tìm hiểu về văn hóa đất nước, vùng miền

Gambaru là cầu nối tạo ra một môi trường làm việc đa văn hoá, đa sắc tộc. Các đối tác của Gambaru đa phần là ở thị trường Nhật và Mỹ. Tuỳ vào việc bạn làm cho công ty ở thị trường nào thì bạn cũng nên tìm hiểu về văn hoá, bản sắc của nơi ấy để có thể dễ dàng tiếp cận họ trong môi trường công việc, bởi lẽ văn hoá đất nước chắc chắn góp phần không nhỏ đến cách làm việc của mỗi người. Về nhân sự trong dự án, ngoài các cấp quản lý là những người thuộc công ty khách, thì những đồng nghiệp khác có khả năng cao cùng là người Việt, nhưng sẽ phân bố ở các khu vực, vùng miền khác nhau. Do đó, bạn cũng cần làm quen với các đặc điểm văn hoá vùng miền của chính trên đất nước Việt Nam chúng ta nữa nhé.

3. Chuẩn bị tư thế sẵn sàng

Để thể hiện sự quan tâm và nhiệt huyết đối với công việc mới, bạn nên chủ động liên lạc phía công ty để thăm hỏi về những trang thiết bị công ty sẽ cung cấp hoặc bạn phải tự chuẩn bị, nếu công ty chưa đính kèm thông tin trong Thư mời làm việc. Trước hết là bạn cần chuẩn bị một kết nối internet đủ mạnh và ổn định, có thể là wifi di động, phòng khi bạn làm việc ở bên ngoài không phải là ở nhà. Còn về các trang thiết bị, cơ bản là bạn cần phải chuẩn bị PC hoặc laptop cá nhân cũng như các thiết bị dùng để test. Phía công ty khách hàng chỉ cung cấp cho bạn những thiết bị đặc thù, không thể tìm mua ở thị trường Việt Nam (nếu dự án đó cần).

Một trong những yếu tố đem lại sự hiệu quả khi làm việc online đó là bạn phải thành thạo sử dụng những nền tảng, công cụ hoặc ứng dụng hỗ trợ quản lý luồng làm việc (như Backlog, Redmine, Slack, Microsoft Team,...). Mỗi công ty sẽ sử dụng một công cụ khác nhau, bạn cần biết rõ những ứng dụng mà công ty thường xuyên sử dụng, từ đó cài đặt và tìm hiểu trước để có thể tận dụng được các tính năng cần thiết. Ngoài ra, nhu cầu họp online thông qua video call khá phổ biến khi làm việc từ xa. Đặc biệt là từ buổi đầu nhận việc, bạn sẽ tham gia những cuộc gọi video giới thiệu nhân sự mới, họp mặt team, hướng dẫn công việc... Bạn nên làm quen trước những thao tác trên các chương trình phục vụ nhu cầu này (như Zoom, Google Meet, Skype,...). Nếu chưa có sự chuẩn bị tốt, chắc chắn bạn sẽ gặp phải khó khăn ngay, khi đang lúng túng không biết điều chỉnh bật, tắt micro, camera hay chia sẻ màn hình cho phù hợp.

Nếu công ty chu đáo gửi cho bạn những thông tin và thiết bị cũng như ứng dụng, công cụ quản lý luồng làm việc mà bạn cần, hãy xem xét cẩn thận và gửi lời cảm ơn kèm theo xác nhận danh mục đã nhận được.

Trong trường hợp hai bên thống nhất sử dụng thiết bị cá nhân để làm việc, đừng quên đọc kỹ các quy định trong Hướng dẫn An toàn bảo mật (Security Guides) đảm bảo tuân thủ đầy đủ như hướng dẫn, phòng tránh những sơ sót không đáng có. An toàn, bảo mật dữ liệu luôn được đánh giá ở cấp độ cực kỳ quan trọng.

Ngoài ra, trong ngày đầu nhận việc, bạn sẽ làm quen với đồng nghiệp mới. Do đó, bạn hãy chuẩn bị vài câu tự giới thiệu bản thân và luyện tập cho lưu loát nhé.

Những lưu ý trong ngày nhận việc

1. Trang phục nghiêm túc và đúng giờ

Mặc dù là làm việc từ xa, bạn vẫn nên chú trọng đến trang phục phù hợp và nhất là phải đúng giờ đã hẹn. Thậm chí, bạn nên thử kết nối sớm hơn kế hoạch từ 5-10 phút đề phòng có sự cố xảy ra. Điều nay đem lại cho bạn một tác phong chuyên nghiệp và thể hiện sự tôn trọng với công ty. Khi đã làm quen và hòa nhập với văn hóa của công ty, bạn có thể điều chỉnh sao cho thích hợp.

Đây cũng là để đề phòng những cuộc gọi đột xuất ngoài lịch trình từ phía công ty, để hỏi thăm tình hình ngày đầu nhận việc của bạn.

2. Không ngại bày tỏ thắc mắc.

Nếu bạn dự định sau khi bắt tay vào việc rồi mới nêu lên những vấn đề mình chưa hiểu, bạn có thể sẽ phải hối tiếc. Kế hoạch ngày đầu nhận việc là thời gian người hướng dẫn giúp bạn nắm bắt công việc. Bạn nên tận dụng thời gian này nhờ họ giải đáp cho bạn những thắc mắc của mình. Công việc của bạn sẽ hiệu quả vô cùng một khi bạn hoàn toàn nắm rõ nhiệm vụ và mục tiêu của mình.

Không chỉ là trong ngày đầu nhận việc mà bạn nên làm điều này trong suốt quá trình làm việc sau đó. Hãy đặt kết quả công việc lên hàng đầu.

3. Tự tin và hòa nhập

Bạn đã hoàn thành các mục trên thì không có lý do gì để bạn cảm thấy thiếu tự tin. Bạn đã tìm hiểu khá kỹ về công ty, môi trường làm việc cũng như các công cụ hỗ trợ cho công việc. Bạn cũng đã cố gắng xây dựng kết nối với công ty vào những ngày trước rồi. Hãy mạnh dạn và tự tin vào năng lực bản thân. Giữ một gương mặt tươi tắn và thân thiện để nhanh chóng hòa nhập với team, với công ty trong video call đầu tiên.

Có khó khăn nhưng cũng có thuận lợi. Bạn sẽ có thể có những giờ phút offline sau khi kết thúc video call để thư giãn một chút, xoa dịu bớt căng thẳng. Ngoài ra, không gian thân thuộc xung quanh bạn sẽ góp phần làm cho bạn thoải mái hơn, điều khiển cảm xúc tích cực hơn.

Đâu đó sẽ tồn tại cảm xúc lo lắng và bỡ ngỡ nhưng hãy tin rằng bạn đủ nhiệt huyết và năng lực để phát triển bản thân nhiều hơn nữa ở một môi trường mới. Dù là môi trưởng ảo, nhưng vẫn không làm khó được bạn.

Những lưu ý sau ngày nhận việc

1. Theo sát mục tiêu và tiến độ công việc

Những ngày đầu còn nhiều khó khăn và bỡ ngỡ khi làm quen với công việc mới. Có thể là đọc tài liệu, nghiên cứu các kiến thức mới. Có thể là bắt tay vào việc ngay. Chắc chắn sẽ có những lúc bạn cực kỳ bối rối, không biết phải hỏi ai, báo cáo cho ai. Do đó, bạn cần xác nhận những người liên quan đến quá trình tiếp nhận công việc của bạn và đồng hành cùng bạn trong thời gian đầu: ai là người hướng dẫn công việc cho bạn (Mentor), ai là người quản lý và đánh giá công việc của bạn (Manager hoặc Leader). Một khi bạn đã biết được ngay từ đầu, bạn sẽ không phải mất thời gian loay hoay hay thậm chí là hỏi nhầm người. Đừng để việc làm từ xa cản trở quá trình làm quen với công việc của mình.

Một việc mà bạn không nên bỏ qua, đó chính là làm rõ phạm vi công việc của bạn, từ đó xác định trách nhiệm, vai trò của mình để có thể tập trung cũng như nắm bắt và tìm hiểu công việc dễ dàng hơn.

Nếu cảm thấy mình chưa thể đáp ứng tiến độ hoặc mục tiêu công việc, bạn nên chủ động trao đổi với team hoặc Leader để mọi người có thể hỗ trợ và đưa ra giải pháp cho bạn.

Trong thời gian đầu, bạn nên làm việc dưới sự chỉ dẫn. Đừng vội áp dụng ngay sáng kiến của mình, mà nên xin ý kiến của Team hoặc Leader vì cần có sự đánh giá toàn diện những tác động, không phải chỉ trên mỗi nhánh công việc bạn đang phụ trách.

2. Thường xuyên tương tác với Team và Leader

Chủ động trao đổi, đưa ra những câu hỏi khi cần sẽ đưa bạn gần hơn với mọi người trong team. Hạn chế lớn nhất của làm việc từ xa có lẽ là thiếu đi những tương tác trực tiếp thế này.

Thông thường khi làm việc ở công ty, bạn sẽ dễ dàng hơn với giờ nghỉ trưa, cà phê, hoặc vô tình gặp nhau trong thang máy, ở hành lang hoặc máy photocopy. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể tạo ra những tình huống như thế này, bằng cách tạo lịch họp mời đồng nghiệp cafe 10-15 phút, vừa trao đổi tình hình công việc, vừa tán gẫu về một tin tức nóng hổi nào đó.

Với Team Leader, bạn sẽ có những cuộc họp định kỳ mỗi tuần hoặc mỗi 2 tuần để đánh giá kết quả công việc, định hướng công việc tuần mới. Bạn nên tận dụng cơ hội này để chia sẻ những vấn đề đang gặp phải hoặc xin lời khuyên từ một người có kinh nghiệm hơn. Từ đó có thể cải thiện được kiến thức cũng như kỹ năng của mình, giúp ích cho bạn hơn trong quá trình thử việc, và lâu dài hơn là cho định hướng nghề nghiệp của chính bạn. Có thể sau thời gian thử việc, sẽ ít đi những cơ hội được 1-1 trực tiếp với Team Leader, cũng như những lỗi sai sẽ phải được hạn chế tối đa, không còn được châm chước nhiều như lúc thử việc.

*Một lưu ý đáng quan tâm khi làm việc trái múi giờ: Trong một team làm việc từ xa có thể có nhiều hơn một thành viên ở những múi giờ khác nhau. Khá là thử thách để mọi người có thể cùng tham gia meeting tại một thời điểm. Nếu bạn muốn tương tác với cả team hoặc một cá nhân nào đó, bạn nên lưu ý đến múi giờ của họ, để tránh thường xuyên liên lạc ngoài giờ làm hoặc tạo lịch họp vào giờ họ đang nghỉ ngơi. Thông thường, các team làm việc từ xa có kinh nghiệm sẽ thể hiện múi giờ trên lịch làm việc để mọi người nắm. Bạn cũng nên làm điều tương tự. Hãy nhớ kiểm tra lịch của mọi người trước khi muốn tương tác. Bạn cũng đừng quá căng thẳng khi nhận được tin nhắn giao việc vào giữa khuya. Bạn có thể phản hồi lại vào giờ làm việc sáng hôm sau. Tuy nhiên, để chắc chắn hơn, bạn hãy xác nhận trước với Team về vấn đề này.

3. Thoải mái trong giới hạn cho phép

Điểm nổi bật của "Làm việc từ xa" là bạn có được không gian và thời gian cá nhân khá thoải mái. Tuy nhiên đây cũng chính là con dao hai lưỡi có thể làm giảm hiệu quả công việc của bạn, nếu như bạn chưa thực sự quản lý tốt thời gian của mình.

Khi làm việc từ xa, bạn có thể tránh được những ánh nhìn của đồng nghiệp hoặc cấp trên trong lúc làm việc riêng nào đó, ví dụ như nghe điện thoại chẳng hạn. Một lưu ý cho bạn ở đây là bạn nên đặt cho mình một giới hạn thời gian cho phép để có thể đảm bảo được đúng chất lượng và tiến độ công việc đề ra. Không quá sa đà vào những hoạt động cá nhân trong giờ làm việc. Trong trường hợp được giao nhiệm vụ hoặc phải on-call đột xuất, bạn có thể sẽ nhận được đánh giá không tốt từ cấp trên, nhất là trong thời gian đầu nhận việc.

Kết

Ngày đầu tiên nhận việc, cho dù là tại công ty hay tại nhà, cũng không tránh khỏi cảm giác hồi hộp, lo lắng. Hy vọng "Hướng dẫn nhận việc từ xa" của Gambaru sẽ giúp bạn chuẩn bị một tư thế hoàn chỉnh để tự tin bước vào ngày nhận việc đầu tiên. Chúc bạn có một ngày nhận việc thật suôn sẻ và đạt hiệu quả như mong muốn!