Sổ tay hướng dẫn làm việc từ xa

Last updated on 09/08/2021

Giới thiệu

"Làm việc từ xa" hiện đang là một xu hướng làm việc mới, dần trở nên thịnh hành trên toàn cầu, mở ra thật nhiều cơ hội giao lưu văn hóa, trau dồi ngoại ngữ và nâng cao kiến thức. Đặc biệt, nhân sự ngành CNTT có thể tận dụng cơ hội này để tiếp cận công nghệ mới từ các công ty công nghệ lớn ở nước ngoài.

Làm "ở đâu" không quan trọng. Quan trọng là "chất lượng" và "kỹ năng, kiến thức" tích lũy được. Vậy, "Làm việc từ xa" như thế nào mới đem lại hiệu quả?

Gambaru sẽ chia sẻ kinh nghiệm cùng một số bí quyết giúp bạn làm việc thật năng suất, cho dù là tại nhà hay tại bất cứ đâu. Tài liệu "Hướng dẫn Làm việc từ xa" có thể đóng góp một phần định hướng phong cách làm việc, đem lại kết quả cao, hài lòng Nhà tuyển dụng và có ích cho sự phát triển của bản thân bạn.

Các bước chuẩn bị "Làm việc từ xa":

1. Chuẩn bị không gian làm việc

Trước tiên, bạn cần sắp xếp một góc làm việc. Không nhất thiết phải đẹp và đầy đủ như ở văn phòng; chỉ cần một nơi tươm tất, sáng sủa và thoải mái là ổn. Bạn cũng nên trang bị một số văn phòng phẩm cơ bản như: sổ tay, bút, notepad,... Nếu có thể, trang trí thêm chậu hoa, hoặc xương rồng hay sen đá. Một chút mảng xanh sẽ mang lại cảm giác tươi mới, giúp giảm bớt căng thẳng.

Trong trường hợp bạn muốn làm việc ở bên ngoài, hoặc gia đình bạn còn có những thành viên khác mà lại không bố trí được khu vực làm việc riêng tư, Gambaru có một bí quyết nhỏ cho bạn đây. Bạn có nghe nói đến "tiếng ồn trắng" (white noise) chưa? Không chỉ giúp em bé ngủ ngon mà còn giúp người lớn tập trung hơn khi học bài hoặc khi làm việc. Đeo tai nghe vào, chọn "tiếng ồn trắng" mà bạn thích, có thể là tiếng gió thổi hoặc tiếng sóng vỗ. Lưu ý điều chỉnh âm lượng vừa phải và cũng đừng nên quá lạm dụng.

2. Chuẩn bị trang thiết bị hỗ trợ

Chắc rằng laptop và kết nối mạng là những thiết bị không thể thiếu khi làm việc từ xa. Ngoài ra, bạn cần các công cụ hỗ trợ khác, ví dụ như những nền tảng, ứng dụng quản lý luồng làm việc, hay là các chương trình họp online. Hãy tham khảo "Những lưu ý trước khi nhận việc từ xa" trong Hướng dẫn Nhận việc từ xa của Gambaru để có sự chuẩn bị chu đáo.

Khi bạn đã chính thức "Làm việc từ xa", bạn sẽ thường xuyên tham gia các cuộc gọi video với team. Mặc dù không phải là thiết yếu, bạn nên cân nhắc việc trang bị tai nghe ngăn chặn tiếng ồn hay webcam chất lượng tốt hơn. Điều này cũng tùy thuộc vào tính chất công việc của bạn nữa.

Một mẫu tai nghe chống ồn hiện đại

3. Sắp xếp lịch làm việc

Không chỉ đối với "Làm việc từ xa", việc chuẩn bị trước lịch trình làm việc luôn đem lại hiệu quả cao. Để hạn chế việc quên hoặc bỏ sót công việc, bạn nên tập trung những việc cần làm, thời hạn, cả những cuộc họp bạn cần tham dự vào lịch làm việc. Chỉ cần mở lịch ra, bạn sẽ biết được những việc đã, đang và cần làm sắp tới. Như vậy, mỗi khi bạn cần báo cáo, hay tra cứu lại luồng làm việc nào đó cũng khá tiện lợi.

Hơn nữa, là một thành viên trong team làm việc từ xa có nghĩa là bạn đang làm việc với những người đến từ các múi giờ khác nhau. "Những lưu ý sau ngày nhận việc" trong Tài liệu Hướng dẫn Nhận việc từ xa của Gambaru có nhắc đến đến vấn đề sắp xếp lịch làm việc sao cho hợp lý. Bạn hãy tham khảo nhé.

4. Chuẩn bị tư thế làm việc

Mặc dù "Làm việc từ xa" không yêu cầu phải chỉn chu như lúc đến công ty, nhưng thật tốt nếu bạn duy trì được điều đó. Tự tạo cho mình một phong thái làm việc đúng nghĩa, thể hiện sự nghiêm túc với công việc bạn đang làm. Tác phong làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả xuất phát từ những việc rất nhỏ và đơn giản.

Tận dụng không gian tự do khi "Làm việc từ xa", tại nhà chẳng hạn, bạn có thể chuẩn bị một số bài tập thể dục để thư giãn, vận động nhẹ nhàng sau khoảng thời gian dài ngồi trước máy tính. Khoảng 5-10 phút thôi, nhưng sẽ giúp cho mắt bạn được nghỉ ngơi và giảm bớt căng thẳng đi nhiều. Một khi tinh thần thoải mái công việc của bạn sẽ đạt hiệu quả hơn hẳn.

Tham khảo một số động tác thể dục tại chỗ: Link

Những lưu ý trong quá trình "Làm việc từ xa":

1. Mục tiêu công việc và mục tiêu cá nhân

Nếu bạn đã đọc qua tài liệu Hướng dẫn Nhận việc từ xa của Gambaru, mục "Những lưu ý sau khi Nhận việc", bạn sẽ thấy chúng tôi đề cập đến lưu ý "Theo sát mục tiêu và tiến độ công việc." Sau khi chính thức nhận việc, bạn cũng nên cố gắng áp dụng nó, thậm chí còn nâng tầm lên một cấp bậc, đó là mục tiêu cá nhân của chính bản thân bạn.

Hãy chủ động trao đổi với cấp trên về những mục tiêu công việc đề ra và những kỳ vọng đối với bạn. Dựa trên những tiêu chí đo lường, đánh giá mà bạn sẽ lên được một kế hoạch công việc phù hợp, cố gắng học hỏi thêm những kiến thức, kỹ năng cần thiết bổ trợ cho công việc. Ngoài ra, bạn còn biết được mình phải sắp xếp, ưu tiên công việc như thế nào cho hợp lý.

Không chỉ dừng lại ở đó, quan trọng hơn hết chính là sự phát triển của bạn trong tương lai. Để định hình, bạn cần đặt ra những mục tiêu nhất định. Đây cũng chính là động lực khuyến khích bạn nỗ lực làm việc, không ngừng học hỏi và tạo ra giá trị cho bản thân.

Cần xác định mục tiêu rõ ràng để hướng đến.

2. Kết nối với mọi người

Báo cáo là một trong những hình thức để cấp trên theo dõi công việc của bạn. Càng quan trọng hơn khi "Làm việc từ xa", bạn cần biết báo cáo đầy đủ và kịp thời. Dựa vào đó, cấp trên có thể đánh giá hiệu suất làm việc của bạn hoặc hỗ trợ khi cần thiết. Thực hiện báo cáo đúng cách cũng thể hiện được bạn đang làm chủ công việc của mình.

"Làm việc từ xa" không có nghĩa là bạn sẽ không được giao tiếp với đồng nghiệp. Chắc chắn là sẽ không thể thường xuyên, không thể trực tiếp, nhưng bạn vẫn có thể chủ động tạo ra những tương tác này. Việc tăng cường giao tiếp giúp bạn hiểu được đồng nghiệp của mình hơn, từ đó phối hợp công việc được nhịp nhàng, đạt kết quả tốt hơn. Ngoài những cuộc họp được lên lịch sẵn, vào giờ nghỉ hay thời điểm nào thuận tiện, bạn có thể lên lịch hẹn đồng nghiệp của mình cũng trao đổi về các sự kiện, sản phẩm công nghệ mới ra mắt nào đó mà các bạn cùng hứng thú. Đơn giản hơn là trao đổi và giao lưu về văn hóa; sẽ rất thú vị khi cùng chia sẻ những địa điểm du lịch nổi tiếng hay là cuộc sống hằng ngày. Có những tình bạn thân thiết đã được xây dựng từ mối quan hệ đồng nghiệp.

Vẫn là một lưu ý nhỏ về việc trái múi giờ. Đừng quên check lịch của mọi người trước khi muốn đặt lịch hẹn hoặc tương tác, nếu bạn không muốn làm phiền đồng nghiệp của mình, trừ khi có chuyện khẩn cấp nào đó. Ngược lại, bạn chủ động khóa lịch của mình để các thành viên trong team nắm được lịch ngày, đêm ở múi giờ của bạn.

3. Cân bằng công việc và cuộc sống

"Làm việc từ xa", đặc biệt là làm việc tại nhà, trong một vài trường hợp sẽ vô tình xóa bỏ ranh giới giữa công việc và gia đình. Lẫn lộn giữa công việc và cuộc sống, về lâu dài, sẽ khiến bạn cảm thấy mệt mỏi, cuộc sống cá nhân bị ảnh hưởng. Trong khi đó, công việc cũng không mấy năng suất. Bạn lại nghĩ nguyên nhân là do tính chất linh động của "Làm việc từ xa". Nhưng thực tế, chỉ cần một chút khéo léo trong cách sắp xếp, bố trí công việc, bạn hoàn toàn có thể tận dụng được lợi thế cũng như hạn chế được "mặt trái" của tính linh động này.

Lên lịch làm việc hợp lý là một trong những bí quyết đáng để tâm. Bạn nên chuẩn bị những việc cần làm cho ngày hôm sau trước khi kết thúc công việc trong ngày. Theo đó, bạn xác định các mức độ ưu tiên rồi phân bổ thời gian để hoàn thành. Đừng quên dự phòng khoảng 1-2 giờ cho những việc phát sinh đột xuất. Bạn có biết độ ưu tiên quan trọng thế nào không? Khi đồng nghiệp ngỏ ý nhờ bạn một việc gì đó, nhìn vào danh sách ưu tiên kèm thời gian hoàn thành, bạn ngay lập tức có thể quyết định nhận lời hay không, hoặc nếu nhận thì mất bao lâu mới làm xong được. Tương tự với vấn đề cá nhân, bạn đã biết hôm nay phải dành thơi gian giải quyết nhiều công việc gấp, không thể tranh thủ việc khác được. Bạn cũng có thể tận dụng các công cụ hỗ trợ quản lý giúp công việc dễ dàng, như: Trello, Evernote, ...

Làm thế nào để tập trung làm việc khi ở nhà? Đúng là nhiều thứ xung quanh có thể làm bạn phân tâm, sao nhãng. Vì vậy, hạn chế tối đa những đồ vật không cần thiết ở góc làm việc cũng là một cách. Ngoài ra, bạn cũng nên ẩn các ứng dụng như: trò chơi, mạng xã hội, trang tin tức giải trí. Hãy chọn một vị trí không dễ tìm trên màn hình điện thoại để lưu trữ những ứng dụng này.

4. Duy trì lối sống khỏe mạnh

Nếu bạn làm việc ở nhà, bạn không phải di chuyển đến công ty mỗi ngày. Không cần chen lấn trên phương tiện công cộng hoặc kẹt xe tắt đường mỗi sáng cao điểm hay giờ chiều tan tầm. Ưu điểm này sẽ vẫn là ưu điểm nếu như bạn biết kết hợp vận động thường xuyên. Nếu không, bạn sẽ dễ rơi vào tình trạng ngại di chuyển. Tập thể dục mỗi ngày giúp cơ thể khỏe mạnh hơn, phòng chống được bệnh tật mà còn duy trì được vóc dáng.

Ngủ đủ giấc và ăn đúng bữa cũng là những điều bạn nên duy trì. Não bộ cần được nghỉ ngơi và cơ thể cần nạp năng lượng. Hãy cố gắng đảm bảo thời gian làm việc như ở công ty. Một chế độ làm việc, sinh hoạt hợp lý không chỉ có ích cho bản thân bạn, mà còn giúp cho công việc đạt được kết quả như mong muốn.

Bạn có thể được trợ giúp thông qua các ứng dụng thông minh như Plant nanny, Water Drink Reminder... nhắc nhở bạn uống nhiều nước; và rất nhiều các ứng dụng tập gym, yoga... Lên ý tưởng phát động phong trào plank mỗi ngày với đồng nghiệp hoặc bạn bè cũng rất hay. Vừa được vận động, vừa tạo không khí vui vẻ và tăng cường gắn kết.

Ứng dụng Plant Nanny trên iOS hoặc Android:

Lời kết

Sự chuyển đổi sang "Làm việc từ xa" là một xu thế tất yếu trong thời đại mới, thời đại chuyển hóa số. Các công nghệ hiện đại ngày càng tiến bộ hơn phục vụ và hỗ trợ cho hình thức làm việc online. Bạn nên cố gắng tận dụng và phát huy để công việc đạt hiệu quả tối ưu nhất. "Làm việc từ xa" đúng cách không chỉ mang lại năng suất mà còn giúp bạn có nhiều thời gian tận hưởng cuộc sống bên cạnh gia đình và bạn bè hơn. Chúc bạn sẽ xây dựng được phong cách "Làm việc từ xa" thật hiệu quả và chuyên nghiệp.